Externe Rechtsabteilung/ flexible Patentabteilung

In vielen Situationen des wirtschaftlichen Handelns wird rechtliche Expertise benötigt. Diese kann durch eine eigene Rechtsabteilung passgenau abgedeckt werden. Fehlen indes einige Rechtsgebiete, treten die zugehörigen Rechtsthemen nicht andauernd auf oder aus einer Vielzahl weiterer Gründe kann eine interne Rechtsabteilung oder eine interne Patentabteilung Ergänzung benötigen oder insgesamt fehlen. Neben einer einzelfallbezogenen Beauftragung externer Anwälte erscheint es häufig besonders effektiv, eine externe Rechts-/Patentabteilung in Betracht zu ziehen.

Im Unterschied zu einer reinen einzelfallbezogenen Beauftragung bietet eine externe Rechtsabteilung den Vorteil, dass sie sich mit den Firmenzielen und internen Strukturen gut auskennt. Denn die externe Rechtsabteilung beginnt ihre Tätigkeit ähnlich einer internen Rechtsabteilung. Zunächst werden, wenn auch ggf. fallbezogen, die internen Strukturen erlernt, dabei zudem in der Regel Abläufe überprüft und optimiert und erst im zweiten Schritt erfolgt die eigentliche Rechtsberatung unter möglichst weitgehendem Einbezug jener internen Kenntnisse und Erfahrungen.

Einsatzgebiete als externe Rechtsabteilung

Wir stehen in allen unseren Kernrechtsgebieten als externe Rechtsberater quasi als Interims-Rechtsabteilung zur Verfügung. Die rechtlichen Fragestellungen sind dabei sehr vielseitig, die Gründe für eine solche Inanspruchnahme ebenfalls. Dabei kann es ganz allgemein um die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen gehen (Compliance), um Vertragsverhandlungen, Portfolioanalysen des IP-Portfolios (Patente, Marken, Designs, Sorten u.a.), Einzelfragen der internen und externen Kommunikation, strategisch-rechtliche Beratungen, Vertragsgestaltungen oder auch das gesamte Vertragsmanagement uvam.

Als externe Rechtsabteilung arbeiten wir hierbei nicht zwingend “extern”, sondern gleichermaßen auch “intern” oder “inhouse”. Dies führt zu kurzen Wegen, einem Arbeiten, das dem einer hauseigenen Rechtsabteilung entspricht, aber ohne dauerhafte Personalkosten (wohl aber mit entsprechenden Kosten der externen oder flexiblen Rechtsabteilung).

Gerade bei einem Fehlen rechtlich angemessener Strukturen erscheint die Installation einer vorübergehenden Rechtsabteilung als externe Rechtsabteilung effektiv. Denn zum einen können die Strukturen so aufgebaut werden, ohne dass eine dauerhafte interne Rechtsabteilung aufgebaut werden muss, die auch langfristig beschäftigt werden müsste.

Häufig sind auch Kombinationen von internen und externen Anwälten die optimale Lösung, um auch langfristig die gewünschten rechtlichen Abläufe sicherzustellen.

Vorteile einer externen Rechtsabteilung

Eine externe Rechtsabteilung kann die Vorteile einer internen Rechtsabteilung bieten, ohne dass weitere Personalkosten zur Entstehung gelangen. Natürlich verursacht auch eine externe Rechtsabteilung Kosten, diese sind jedoch unabhängig von arbeitsrechtlichen Zwängen flexibler.

Entsprechendes gilt für die fachliche Ausrichtung, auch diese kann bedarfsorientiert festgelegt werden.

Insgesamt lässt sich eine externe Rechtsabteilung zeitlich und fachlich flexibel ausgestalten. Ob sie gegenüber einzelnen externen Mandaten oder einer internen Rechtsabteilung wirtschaftliche und organisatorische Vorteile bietet, hängt insbesondere von Umfang, Dauer, Vergütung und Abstimmungsbedarf ab.

Beispiele für die Inanspruchnahme einer externen Rechtsabteilung

Aus der Vielzahl der Aktivitäten greifen wir die nachfolgenden heraus:

• Im Zuge einer Unternehmenssanierung muss ein Rechte-Management installiert werden, das alle laufenden Verträge erfasst, prüft und optimiert. Die ehemals vorhandene interne Rechtsabteilung war lange vor der Sanierung geschlossen worden. Eine externe Rechtsabteilung kann die vorübergehende Lücke schließen.
   
• Anlässlich des Teilverkaufes eines Betriebes muss eine umfassende IP Due Diligence durchgeführt werden sowie später die Trennung der IP Rechte vorgenommen werden. Natürlich könnte die IP Due Diligence durch anwaltliche Mandate erbracht werden. Allerdings war der konkrete Fall so, dass verschiedene Teilbereiche verschiedene IP-Rechte jeweils unterschiedlich verwalteten und es sich auch für später als vorteilhaft erwies, zentrale Regelungen einzuführen, das vorhandene IP Portfolio zu analysieren und sodann neben der IP DD auch die spätere Trennung der Rechte teils inhouse zu erledigen.

Ablauf der Inanspruchnahme als externe Rechtsabteilung/ flexible Patentabteilung

Typischerweise kann die Durchführung einer externen Rechtsabteilung wie folgt aussehen:

• Bedarfsanalyse (inhaltlich, räumlich und zeitlich)
• Bedarfsgerechte Teambildung und entsprechende Anpassung
• Durchführung der externen Rechtsabteilung je nach Inhalt, Ort und Zeit
• Installation entsprechender Prozesse im Unternehmen für die Zeit nach Abschluss der Maßnahme
• Abschlussbesprechung und erforderlichenfalls weitere Aktivitäten bis hin zum Aufbau einer eigenen Rechtsabteilung